Levelezőlisták - Leírás tulajdonosok és szerkesztők részére

Bevezetés: kik és hogyan felügyelik a levelezőlistákat?

Emlékeztető: a levelezőlista-szolgáltatásban az embereknek négyféle szerepük van:

  • listamester
  • tulajdonos
  • szerkesztő
  • tag

Mindez részletesebben olvasható ebben a leírásban.

Hogyan kezdeményezhetjük új levelezőlista létrehozását?

Egy új lista létrehozásának igényléséhez több előfeltételnek is teljesülnie kell. Ha ezek mind teljesülnek is, az új listák létrehozását mindenképpen listamesternek kell jóváhagynia.

Új lista létrehozásának igényléséhez a következőképpen kell eljárnia:

  1. Menjen a szolgáltatás webes felületének kezdőoldalára és jelentkezzen be!
  2. A felső menüsorban kattintson a "Lista létrehozása" fülre!
    Ha nincs olyan fül, amin ez a szöveg olvasható, akkor Önnek nincs jogosultsága új lista létrehozására.
  3. Nevezze el a listát (az email címből csak a "@" előtti részt írja be, a "@" és a tartomány neve nem kell; pl. spanyol_nyelv és nem spanyol_nyelv@lists.semmelweis-univ.hu).
    Ne használjon különleges karaktereket a listanevekben (pl. szóköz, ékezetes betűk, stb.): ezek többsége gondot okoz. Válasszon egyértelmű, de rövid elnevezést: gondoljon azokra a felhasználókra, akiknek majd minden alkalommal be kell írniuk ezt a címet, amikor levelet küldenek a listára! Ha több hasonló listát kezel, akkor adjon nekik egy közös prefixumot; így felsoroláskor egymás mellé kerülnek, és könnyen felismerhetők (pl. xx-users@, xx-hotline@, stb.).
  4. Válasszon ki a listának egy típust az előre megadottak közül (ezek csak a legtipikusabb példák, amiket a lista létrehozását követően a listatulajdonosok könnyen módosíthatnak. Sőt a listák tulajdonságainak megváltoztatására olyan lehetőségek is vannak, amiket az adminisztrációs felület nem tesz lehetővé, de ezekhez már a listamester segítsége kell).
  5. Adja meg a lista tárgyát! Ez a lista céljának egy igen rövid, egymondatos leírása, mely a webes felület számos helyén megjelenik: a listához tartozó minden oldalon, a böngészőablak fejlécében, továbbá a listák bármilyen célból történő felsorolásakor, stb.
  6. Válasszon egy témakört a megadottak közül, a legördülő menüből!

    Ha egyik témakör sem felel meg igazán, a listamestereket meg lehet kérni, hogy hozzanak létre egy újat.

  7. Adja meg a lista leírását! Ez akár egy hosszabb szöveg is lehet, ami megjelenik a lista információs oldalán, és bekerül minden frissen föliratkozott felhasználónak küldött visszaigazoló levélbe "Listaszabályzat" elnevezéssel. Ez a leírás a következő témákat szokta érinteni:
    • a lista tárgya ill. céljai
    • a tárgyalandó témák
    • a lista működése (felelősségek, jogi helyzet, stb.)
    • a listára vonatkozó szabályok
    • az átlagos listatag jellemzése (foglalkozás, milyen projektekkel foglalkozik, nemzetiség, stb.)

    A lista leírásának elkészítésekor HTML címkéket is használhat. Figyelem: ha a leírás túlságosan hosszú, akkor sorvégek bevitelével (az ENTER billentyű lenyomásával) tördelje a sorokat rövidebbre, különben a böngészőablakban nem biztos, hogy az egész sor látszani fog.

  8. Kattintson a "Kérelem elküldése" gombra!

Ezt követően megjelenik egy tájékoztató szöveg a következőkről: a lista létrehozására vontakozó igény továbbításra került a listamestereknek; mostantól az "Admin" gombra kattintva módosíthatja a lista beállításait; de a lista nem lesz valójában működőképes, sőt még csak látható sem a többi felhasználó számára, míg valamelyik listamester jóvá nem hagyja és be nem fejezi a lista létrehozását.

Ezt követően meg kell várnia, míg valamelyik listamester jóváhagyja és befejezi a lista létrehozását. Ha ez megtörtént, a rendszertől automatikus értesítést fog kapni 'XXXX nevű lista létrejött' tárggyal, ahol XXX helyett a lista neve áll. Ekkor a lista már működőképes.

Végül, iratkozzon föl a listára! Abból, hogy Ön a lista létrehozója, tulajdonosa vagy szerkesztője még nem következik, hogy tagja is a listának.

A lista felügyelete

A lista felügyelete a következőképpen lehetséges:

  1. Böngészőprogramjával keresse fel a webes felület kezdőoldalát és jelentkezzen be!

    Ha többféle email címmel is használja a rendszert, azzal jelentkezzen be, amivel a listát igényelte!

  2. Menjen annak a listának az információs oldalára, amelyiket felügyelni szeretne!
  3. A bal oldali menüben kattintson az "Admin" feliratra!

Az adminisztrációs felület különböző részei közötti navigációhoz használhatja a bal oldali menü egyes pontjait ill. a listanév és leírás alatt megjelenő navigációs füleket.

Többek között a következő feladatokat végezheti el:

Bal oldalon a "Moderálás" alatti almenü a következőket teszi lehetővé:

A listabeállítások módosítása

A listabeállításokról többet tudhat meg az erről szóló részletes leírásból.

A lista testreszabása

Ezen az oldalon lehetősége van több, a listával kapcsolatos állományt módosítania, pl.:

  • levelek, melyeket a rendszer küld bizonyos esetekben a lista tagjainak:
    • üdvözlő levél: ezt a levelet küldi el a rendszer a frissen föliratkozott tagok részére, visszaigazolásként. Érdemes megírnia egy listaszabályzatot, mely hozzáadható ehhez a levélhez. Strukturált MIME formátumú levelet is készíthet, de ez csak hozzáértő MIME-tudoroknak ajánlott.
    • leiratkozóknak szóló levél: ezt a levelet küldi a rendszer a listáról leiratkozóknak, visszaigazolásként
    • törlési levél: ezt a levelet küldi el a rendszer azoknak, akiket a listatulajdonos töröl a tagok közül (pl. a DEL levélparanccsal). Ennek többnyire az az oka, ha az érintett tag címéről rendszeresen visszapattannak a levelek.
    • emlékeztető levél: ezt a levelet küldi ki a rendszer a lista tagjainak emlékeztetőként arról, hogy ők a lista tagjai és milyen címmel vannak föliratkozva. Ez pl. a REMIND levélparanccsal kezdeményezhető. Ez hasznos funkció, mert a legtöbb visszapattanás oka az, hogy a tagok egy részének megváltozik az email címe, de a listára még a régi címmel vannak föliratkozva, sőt vannak olyanok is, akik azt is el is felejtik, hogy egyáltalán föliratkoztak valaha.
    • meghívólevél a listára: ezt a levelet küldi ki a rendszer azoknak, akiket egy listatag vagy a tulajdonos meghív, hogy csatlakozzék a lista tagjaihoz
    • értesítés a listára küldött levél visszautasításáról: ezt a levelet küldi ki a rendszer annak a feladónak, akinek a listára küldött levelét a szerkesztő visszautasítja (csak moderált listákon érdekes)
    • értesítés vírussal fertőzött levél elutasításáról: ezt a levelet annak a feladónak küldi ki a rendszer, aki vírussal fertőzött levelet küldött a listára, amit a rendszer észrevett és ezért nem továbbítja a listatagoknak
  • egyéb állományok:
    • a lista leírása: ezt az állományt küldi el a levelezőlista-szolgáltatás az INFO levélparancsra válaszképpen. Alapértelmezetten része annak az üdvözlő levélnek is, amit a frissen föliratkozott tagok kapnak visszaigazolásul. Ez az állomány azonban nem azonos a lista saját weboldalával.
    • a lista honlapja: a lista információs oldalán megjelenő leírás. Szerkesztésekor HTML címkék is használhatók. De ha nem használ HTML-t, hanem sima szövegként írja ezt az állományt, a sorvégek jelzésére akkor is <br /> címkéket használjon!
    • levél fejléc: ha rendelkezésre áll, akkor minden kiküldött levél elejére kerül MIME mellékletként
    • levél lábléc: ha rendelkezésre áll, akkor minden kiküldött levél végére kerül MIME mellékletként

Ha a listatulajdonos nem módosít semmit, a Sympa alapértelmezett állományokat használ, ilyenkor a listához tartozó állományok üresek. A módosításhoz kattintsunk a megfelelő állomány melletti "Szerkesztés" gombra! Megváltoztatható a "From" mező (a feladó), a "Subject" mező (a tárgy sora) és persze maga a levéltörzs (a levél szövege).

Figyelem: szögletes zárójelekben levő dolgok változók, amik a nekik megfelelő értékkel cserélődnek ki a levél kiküldése előtt. Ezekhez nem érdemes hozzányúlni, kivéve, ha egészen biztos abban, hogy mit csinál...

A dokumentumtár felügyelete

A listáknak létrehozáskor rendszerint nincs dokumentumtáruk. A listatulajdonos azonban a webes felületen bármikor létre tudja hozni. Ehhez a lista adminisztrációs felületére kell menni és a "Dokumentumtár létrehozása" gombra kell kattintani.

To allow subscribers to publish documents in the shared document web space, you need to change default rights: in the list administration module, click on 'Edit list config' and then on 'Privileges'. At the bottom of the page, there is a drop-down list entitled 'Who can edit'; choose the 'Restricted to subscribers (private)' option.

Be careful: if you created folders before changing those rights, the folders will still be unwritable. If you want to make them writable, you will have to change access rights for each folder.

You might also want to set up quotas for the shared document web space on the 'Privileges' page of the 'Edit list config' section.

To know everything about the management of the shared document web space (how to organize it, change access rights, name documents, etc.), refer to the 'Using the shared document web space' section of the User guide.

To deny access to the shared document web space, click on 'Delete shared' in the 'Admin' submenu. Then you will still have the possibility to reopen it by clicking on 'Restore shared'. Deleting and restoring the shared document web space has no impact on the documents it contains.

Managing subscribers

This section lets you browse the list of all the list subscribers. For each subscriber, the following information is available:

  • email address;
  • domain of the email address (@cru.fr, @sympa.org, @fai.com, etc.);
  • picture (if that feature was activated for the list);
  • name (according to the subscription method, it is not always displayed);
  • message delivery mode;
  • data source indicating the origin in case the subscriber is included in the list and not directly subscribed;
  • date of subscription to the list;
  • latest update of the subscriber options.

By default, each page displays 25 subscribers. You can browse through the pages by using the browsing arrows or display more subscribers on each page. You may also wish to sort subscribers according to different criteria by clicking on the corresponding column header.

To search a subscriber, enter all or part of his/her email address or name in the input field and click on the 'Search' button.

You can subscribe other people to the list from this page:

  • To add a single person, enter his/her email address in the input field and click on the 'Add' button.
  • To add several persons, click on the 'Multiple add' button. In the input field that displays, enter the email addresses and names of the people you want to subscribe to the list and click on 'Add subscribers'.

If you want to subscribe people without letting them know through a notice, tick the 'Quiet' box. However, it is far better to warn people that you subscribe them!

Even though you have the possibility to subscribe people to your mailing lists, it is always much better that people take the necessary steps to subscribe themselves to the list. You can also invite people to subscribe to the list through the INVITE command: send an email to sympa@lists.semmelweis-univ.hu and type the following command in the message body: invite nameofthelist emailaddress (example: invite list_example john.doe(@)fai.com).

To accept or reject the subscription requests to the list, click on 'Pending subscriptions'. The list of all people who requested subscription to the list displays. To accept or reject a request, tick the box in front of a person's name and click on the button of your choice.

To send a subscription reminder to all subscribers, click on the 'Remind all' button. The subscription reminder message contains:

  • the name of the list to which the subscriber is subscribed;
  • the email address with which the subscriber is subscribed;
  • the subscriber's list password;
  • a link to the information page of the list;
  • a clickable address in order to allow subscribers to unsubscribe from the list.

You can also configure an automatic subscription reminder through the 'Miscellaneous' page of the 'Edit list config' section.

To unsubscribe subscribers from this page, select them by ticking the boxes in front of their names and click on the 'Delete selected email addresses' button.

If you do not want to notify the subscribers, tick the 'Quiet' box. However, this is not advisable, except in the case of bouncing subscribers.

Tip: to select all subscribers at once, first make sure that they are all displayed on the page, and then click on the 'Toggle selection' button: all subscribers will be selected in a single click!

To change a subscriber's subscriber options, click on his/her email address.

From this page, you can change the name, email address and message delivery mode of the subscriber. You can also unsubscribe him/her.

If the subscriber is bouncing, another form displays under the 'Subscriber information' form:

The information displayed involves:

  • the type of error (in English);
  • the number or errors;
  • the period during which errors occurred.

You can check the latest error or reset errors. If you reset errors, the subscriber's score will be reset to zero.

To manage bouncing addresses more easily, go to the 'Bounces' page of the list administration module.

Managing bounces

When there is a problem with subscribers' email addresses (obsolete email addresses, addresses temporarily unavailable when messages were sent, inbox quota exceeded, etc.), the percentage of bouncing addresses displays in the left menu under the text 'Error rate'. To check the bouncing addresses, go to the 'Bounces' page of the list administration module.

The Sympa software automatically manages bouncing subscribers: according to the number of errors and to the traffic on the list, bouncing subscribers are either notified, unsubscribed, or their score is reset to zero when their address stops bouncing.

To make addresses stop bouncing, select them by ticking their boxes and click on the 'Reset errors for selected users' button. If the error remains, the addresses will be reported as bouncing again as soon as a message is posted on the list.

You can also unsubscribe subscribers whose addresses are still bouncing: too many bouncing addresses cause a considerable load on the mailing list server. To unsubscribe subscribers, select them by ticking the boxes in front of their names and click on the 'Delete selected email addresses' button.

Tip: to select all subscribers at once, first make sure that they are all displayed on the page, and then click on the 'Toggle selection' button: all subscribers will be selected in a single click!

Moderating messages sent to the list

When a list is moderated, all messages have to be approved of by one of the moderators before being distributed to the list. After sending a message to a list, subscribers are automatically notified by email that their message will be moderated. As for moderators, they also receive a notice message from Sympa, which includes the message to moderate.

You can perform moderating tasks either by email, by answering the messages received from Sympa, or through the mailing list web interface. To do that, click on the 'Message' link in the 'Moderate' submenu: you are brought to a page that displays all messages to be moderated (the most recent messages are on top of page). To read a message, click on its subject.

You have two options:

  • authorize the message distribution on the list;
  • reject the message and notify sender: when you reject a message, it is better to notify its sender...

All moderators can decide to distribute a message or not. However, the first moderator to process the message will carry the day. You will be notified by Sympa if you try to process a message that has already been moderated. When there are several moderators, it is easier to moderate messages from the mailing list web interface: thus, you will be able to view all messages remaining to be moderated.

Whatever the date and time of moderation, the date and time of sending of the message do not change. Thus, if the distribution of the message is allowed with a lot of delay, it is possible to receive a message dated January 1st on December 31st!

In case the message was rejected with a notice, the subscriber who had sent it is notified by email. You can customize the message he/she gets.

Checking the 'Reject without notification' checkbox allows you to prevent the message author from receiving a notification.

Checking the 'Add to blacklist' checkbox both skip the rejection notification and adds the message author to the list own blacklist. You can manage the blacklist via the 'edit blacklist' button at the bottom of the page.

If you wish to customize the rejection message that is sent to a message author, you can do so via the 'Manage rejection messages' button. The message management page will let define a set of rejection messages and define the default one.

Reminder: you can add or remove moderators through the list administration module. To do that, from the list information page, click on 'Admin', on 'Edit list config', and then on 'List definition'.

It is also possible to process messages after their distribution on the list; this can be useful when a list is not moderated. If you want to delete a message, search for it in the online message archive and click on the 'Tag this mail for deletion' button in the upper right corner of the message. A confirmation message displays; click on 'OK'. The message will be deleted after a few seconds. Be careful: this operation is irreversible!!! If you delete a message, you will not be able to retrieve it.

Managing the message archive

The mailing list management robot Sympa can generate downloadable compressed archives (.ZIP format) of the messages sent to the list. To download those archives, select the months that interest you in the list and click on the 'Download Zip file' button.

Tip: in the 'Archive selection' list, to select all months during which messages have been sent, click on the first month, hold down the SHIFT key and click on the last month of the list.

You will receive a file of the type 'nameofthelist_archive.zip' containing folders named 'nameofthelist_year-month' (example: list_example_2005-06) for each month. Inside each folder, the file names are numbers representing their position in the chronology of the messages sent (example: the file named '1' contains the first message sent in the month). The message files have no extension; use the text editor of your choice (Notepad, WordPad, Vim, etc.) to open them. Each file represents an entire message (full header).

From the 'Manage archive' page, you can also delete messages (deletion month by month and not message by message). To do that, select the months that interest you in the list and click on the 'Delete selected months' button.

Be careful: this operation is irreversible!!! When you click on 'Delete selected months', keep in mind that you are not only deleting an archive file, but also the entire message archive of the selected month!!!

Renaming the list

In the list administration module, click on 'Rename list'. Enter the name of your choice and click on the 'Rename this list' button. A confirmation message displays; click on 'OK'.

If you change your mind, you will only have to redo the inverse operation in order to retrieve the former list name.

Be careful: when you rename a list, you have to let the listmasters know; otherwise, the change will not be effective.

A few tips to name your lists:

  • Do not use any spaces, accents or specials characters in list names: those characters might cause problems.
  • Choose an explicit yet short name: think of the subscribers who will have to type this name every time they will send a message to the list!
  • If you manage a set of lists, you can prefix your lists' names with a common prefix; thus they will be sorted together and will be easily recognizable (example: xx-users@lists.semmelweis-univ.hu, xx-hotline@lists.semmelweis-univ.hu.fr, etc.).

Deleting the list

In the list administration module, click on 'Remove list'. A confirmation message displays; click on 'OK'.

Be careful: if you delete the list, you will not be able to reopen it yourself!!! If you want to reopen the list, you will have to ask the listmasters.

In real terms, what are the consequences of a list deletion?

  • All subscribers are immediately unsubscribed automatically (including owners and moderators).
  • The message archive is preserved but no one can access it anymore.
  • The documents published in the shared document web space are preserved but no one can access them anymore.
  • Only the listmasters have the power to reopen the list; if they do, the former list subscribers will automatically be subscribed again.

Be careful: due to a slight latency, the list pages remain accessible for a while if you know their addresses. Then they will become fully unavailable.

If you want the list and all the associated files to be deleted permanently, you will have to ask the listmasters.

Good practices

In order to have dynamic lists, you must be deeply involved in their exchanges: if a list is neither controlled nor enlivened by its owners, it may result in a loss of quality in its messages and it might even end up vanishing...

The use of email in general and for mailing lists is bound by a set of precise rules necessary to share pleasant exchanges: the "Netiquette". As a list owner or moderator, it is your role to have subscribers respect it. You will find the general principles of the Netiquette, as well as many links on the page of the Wikipedia dedicated to the Netiquette.

You should write a charter for your list to define all the rules that apply to its use:

  • allowed, tolerated and forbidden topics;
  • writing rules (for example to specify the languages in which the subscribers are to post, to ban "SMS language", etc.);
  • rules applying when sending messages (frequency, attachments, etc.);
  • liabilities of subscribers regarding the netiquette;
  • rights and responsibilities of the subscribers;
  • information about retention of the messages sent to the list;
  • legal information and privacy policy;
  • sanctions applying to those who would not respect the list charter;
  • stb.

In order to have all subscribers read the list charter, you should include it in the welcome message they get after subscribing. To do that, you need to customize that message through the 'Customize' page of the list administration module.

When available, the 'Owner and moderator charter' provides list owners and moderators with all the necessary information to carry out their roles. This Charter involves all the rights and responsibilities of owners and moderators.



Top of page